INFO : Aanpassing terugbetalingsregels voor dienstencheques van het Vlaamse Gewest

De overgangsperiode waarbinnen niet-conforme of niet leesbare cheques uitbetaald worden, loopt eind juni af. Tijdens deze overgangsperiode heeft de Vlaamse Overheid onderzocht of het mogelijk was om vanaf 1 juli 2016 over te gaan naar een andere werkwijze:  de niet-ingevulde of niet-leesbare cheques enkel uitbetalen na correctie.
De Vlaamse Overheid heeft in samenwerking met Sodexo,  deze overgangsperiode gebruikt om die werkwijze te evalueren en de impact op de Erkende Ondernemingen in kaart te brengen.
Uit de evaluatie blijkt dat een groot deel van de cheques niet-leesbaar is door een technische oorzaak.  De Erkende Ondernemingen mogen daarvan geen negatieve gevolgen ondervinden en daarom stelt de Vlaamse Overheid, na overleg met de sector,  bijkomende maatregelen voor vanaf 1 juli 2016.

Nieuwe maatregelen vanaf 1 juli 2016:

  • Zoals in het verleden dienen nog steeds alle velden van de cheques ingevuld te worden. Vanaf 1 juli zal er daarbij vooral gecontroleerd worden op de velden voor de prestatiedatum en het INSZ-nummer van de werknemers.
  • Indien de prestatiedatum en/of het INSZ-nummer niet is ingevuld, komen die cheques gedurende 30 kalenderdagen ter aanvulling in de Beveiligde Zone. Indien er na 30 dagen geen correctie is gebeurd, worden de niet-gecorrigeerde cheques niet meer uitbetaald.
  • Om de leesbaarheid van het INSZ-nummer te verhogen moeten alle erkende ondernemingen tegen ten laatste 1 juli de INSZ-nummers van alle DC-werknemers registreren bij Sodexo. Deze werkwijze is gelijkaardig aan die in de andere gewesten. Op basis van de lijst van geregistreerde INSZ-nummers kan Sodexo een maximaal aantal niet-herkenbare gegevens identificeren en een zo hoog mogelijke leesbaarheid garanderen.
  • De leesbaarheid van de prestatiedatum wordt per erkende onderneming actief gemonitord. Er zal een aanvaardbare norm van niet-herkenning bepaald worden. Bij grote afwijkingen van die norm in een afgifte zullen de erkende ondernemingen bijkomend gesensibiliseerd worden om naar een betere leesbaarheid te evolueren.
  • Sodexo onderzoekt samen met haar leverancier welke bijkomende technische maatregelen kunnen genomen worden om de leesbaarheid te verhogen.

Tot eind juni 2016 blijft Sodexo in samenwerking met de Vlaamse overheid actief monitoren en controleren op de niet-leesbaarheid en onvolledig ingevulde cheques. In de loop van mei zal Sodexo ervoor zorgen dat de niet-leesbare cheques wel meteen uitbetaald worden aan de erkende ondernemingen, zonder dat  deze moeten gecorrigeerd worden (uitbetaling binnen de 7 dagen). Sodexo dient hiervoor nog enkele technische aanpassingen aan de Beveiligde Zone te doen en houdt u op de hoogte zodra dit geïmplementeerd is. Het blijft wel belangrijk dat  u nog steeds alle velden volledig en correct blijft invullen.

In september 2016 zal de Vlaamse Overheid, in samenwerking met de sector en Sodexo, bovenstaande maatregelen grondig evalueren en eventueel bijsturen.

Op die manier kan vanaf 1 januari 2017 een definitieve regeling voor de niet-leesbaarheid van de aangeboden cheques in voege treden.

Wat dient u te doen als Erkende Onderneming?

  • Zorg ervoor dat de dienstencheque steeds volledig, correct en leesbaar is ingevuld. Er worden nog steeds controles uitgevoerd op de volledigheid en correctheid van alle gegevens.
  • Registreer alle werknemers in de Beveiligde Zone. Op die manier kan Sodexo een groter aantal niet-herkenbare gegevens vervolledigen aan de hand van de opgegeven INSZ nummers
  • U kunt de gegevens op de cheques ook aankondigen via de Beveiligde Zone. In dat geval vervolledigt Sodexo automatisch de niet-herkenbare velden.

Met deze maatregelen willen de Vlaamse overheid en Sodexo de strijd tegen fraude blijven voeren, zonder de ondernemingen bijkomend administratief te belasten.